Kelengkapan dan peralatan kantor memang akan sangat mendukung dalam kinerja semua karyawan yang ada di kantor. Sebagus apapun kantor yang ada, jika tidak di dukung dengan berbagai peralatan dan perlengkapan kantor yang baik, maka akan dapat mengganggu kelancaran dalam bekerja. Banyak kejadian, karena hal sepele pekerjaan musti tertunda dalam waktu berjam-jam hanya karena sarana-prasarana tidak ada.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam berbelanja dan memilih peralatan kantor, adalah sebagai berikut :

1. Tujuan penggunaan peralatan

Dalam memilih peralatan kantor, satu hal yang harus menjadi pertimbangan adalah tentang tujuan penggunaan peralatan kantor tersebut. Banyak orang yang memiliki kantor baru terkadang membeli semua perlengkapan namun pada kenyataanya tidak semua dipakai saat bekerja.

Sebelum membelanjakan uang untuk membeli peralatan dan perlengkapan, ada baiknya membuat daftar secara rinci berbagai perlengkapan yang benar-benar dibutuhkan, sehingga apa yang dibelanjakan akan sesuai dengan tujuan penggunaan peralatan. Selain itu dengan membuat daftar belanja maka saat berada di toko ATK tidak terjebak untuk “memborong” peralatan yang sebenarnya belum/tidak dibutuhkan.

2. Memilih peralatan yang sesuai

Setiap bidang pekerjaan dalam kantor biasanya akan memiliki perbedaan perlengkapan yang dibutuhkan. Untuk itulah dibutuhkan kejelian dalam memilih perlengkapan kantor agar dapat sesuai dengan bidang pekerjaan yang ada di kantor tersebut.

Misalnya saja, kantor yang bergerak dibidang jasa desain tentu berbeda dengan kantor yang bergerak dibidang jasa travel. Kantor yang melayani jasa desain biasanya akan membutuhkan beberapa perlengkapan seperti printer laser, scanner gambar, kamera foto, dan lain-lain, sedangkan untuk kantor bidang jasa travel tidak begitu membutuhkan peralatan tersebut.

3. Tingkat kegunaan peralatan

Masing-masing peralatan kantor memiliki fungsi yang berbeda-beda, baik dalam tingkat kegunaannya maupun tujuan dalam penggunaannya, untuk itu buatlah skala prioritas dalam daftar belanja. Dengan membuat skala prioritas, diharapkan apa yang dibeli akan benar-benar terpakai dalam pekerjaan. Peralatan yang memiliki tingat kegunaan paling tinggi (sering digunakan), itulah yang harus menjadi prioritas untuk dibeli.

4. Spesifikasi peralatan

Seiring perkembangan teknologi yang ada saat ini, spesifikasi peralatan kantor juga memiliki banyak ragam. Hampir setiap merek juga memiliki fitur yang berbeda, memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, oleh karena itu dalam memilih peralatan kantor juga harus disesuaikan dengan kebutuhan kantor.

Misalnya saja dalam membeli kamera untuk dokumentasi kantor, bagi yang membutuhkan data foto dengan resulusi tinggi dan hasilnya bagus bisa membeli kamera DSLR yang memiliki fitur lebih lengkap, namun jika hanya untuk dokumentasi biasa bisa menggunakan kamera poket. Begitu pula dalam memilih perlengkapan kantor lainnya seperti printer, komputer, dll.

5. Biaya peralatan

Setiap jenis peralatan dan perlengkapan kantor selain memiliki spesifikasi yang berbeda tentu juga memiliki harga yang berbeda. Perbedaan harga ini bisa dipegaruhi oleh kualitas produk maupun brand yang melekat pada produk tersebut.

Pengadaan perlengkapan hendaknya mempertimbangkan kondisi keuangan yang dimiliki perusahaan. Untuk peralatan yang akan digunakan untuk jangka waktu yang lama, usahakan untuk mencari kualitas terbaik agar lebih awet meski biaya lebih tinggi. Jika dana yang tersedia pas-pasan bisa disiasati dengan membeli peralatan yang dioperasikan secara manual, karena dari sisi harga biasanya lebih murah jika dibanding peralatan yang menggunakan mesin ataupun digital.

6. Proses operasional peralatan

Proses operasional peralatan kantor, dari merek satu dengan merek yang lain biasanya memiliki perbedaan. Berbagai informasi mengenai cara penggunaan dan proses operasional harus didapatkan saat memilih peralatan tersebut. Jika peralatan butuh perakitan atau pengoperasian secara khusus maka pastikan peralatan tersebut mempunyai buku petunjuk. Beberapa peralatan kantor bisa juga dilakukan uji coba pemakaian di toko untuk memastikan kondisi barang bisa bekerja dengan normal.

7. Fitur keamanan

Keamanan dan kenyamanan dalam bekerja dibutuhkan semua orang yang ada dalam kantor, untuk itulah dalam memilih peralatan kantor usahakan yang memiliki fitur keamanan yang baik. Fitur keamanan ini sebenarnya bisa diartikan secara luas, baik keamanan untuk peralatan itu sendiri, keamanan terhadap akses peralatan, maupun keamanan alat bagi pemakainya.

Keamanan yang terkait dengan akses misalnya penggunaan kunci pada rak dan lemari, pemberian password pada jaringan WiFi, komputer, brankas, atau yang lainya. Dengan adanya berbagai fitur keamanan ini maka seluruh data-data penting dalam kantor hanya bisa diakses oleh mereka yang memiliki kewenangan untuk mengakses.

Peralatan kantor yang rawan dengan kerusakan dan bisa mengancam keselamatan pemakainya biasanya adalah barang-barang yang membutuhkan tegangan listrik seperti barang elektronika yang memiliki potensi terjadinya hubungan arus pendek.

8. Fleksibilitas peralatan

Peralatan yang baik tentu peralatan yang memiliki fleksibilitas yang tinggi, mudah dipindahkan, mudah diletakkan di berbagai tempat, dan peralatan tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan ruang kantor. Misalnya saja untuk kebutuhan almari atau filing canbinet, akan lebih mudah jika dibawahnya terdapat roda yang bisa memudahkan untuk memindah tempat. Begitu juga dengan kursi, rak, dan lain sebagainya.

Untuk saat ini perlatan-peralatan kantor sebagian besar telah memiliki tingkat fleksibilitas yang cukup baik. Misalnya saja monitor komputer yang saat ini telah banyak menggunakan layar LCD bukan tabung, ada hardisc eksternal, mesin printer yang dileengkapi mesin fotocopy dan scanner, dan lain-lain.

9. Kemudahan penggunaan peralatan

Saat melakukan belanja, ada baiknya Anda memilih peralatan kantor yang sekiranya mudah digunakan oleh pegawai kantor yang akan mengoperasikan peralatan tersebut. Semakin mudah penggunaan peralatan maka akan semakin mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan.

Kemudahan penggunaan peralatan memang sangat relatif, tapi setidaknya dalam memilih peralatan tersebut mudah dipelajari cara penggunaanya.

10. Kecepatan operasi peralatan

Tidak bisa dipungkiri, untuk masalah peralatan kantor yang berbasis mesin atau digital memang memiliki tingkat kecepatan operasi yang lebih tinggi daripada yang manual. Begitu juga dengan mesin-mesin dengan teknologi terbaru biasanya juga memiliki tingkat kecepatan operasi yang lebih cepat daripada yang menggunakan teknologi yang lama. Beberapa contoh nyata misalnya peralatan komputer, printer, mesin fotocopy, dan lain sebagainya.

Memilih peralatan yang up to date memang akan memakan biaya yang lebih banyak, namun sebagai investasi dan sarana efektivitas kerja, pembelian alat keluaran terbaru juga tidak ada salahnya.

11. Masukan dari operator peralatan

Setiap pembelian peralatan kantor khususnya yang berupa mesin, operator ahli yang bertugas di toko biasanya akan memberi masukan, saran dan rekomendasi terkait dengan peralatan yang akan dibeli dan dipergunakan di kantor. Untuk itu lakukan semua yang disarankan tersebut agar peralatan bisa bekerja dengan baik, optimal, dan tahan lama.

12. Standarisasi peralatan

Setiap perusahaan selalu memiliki standarisasi peralatan yang digunakan, untuk itu sesuaikan standar yang digunakan dengan biaya yang tersedia. Jika alokasi dana untuk peralatan cukup banyak bisa memilih peralatan yang baru dan berkualitas, namun jika dana terbatas bisa juga membeli peralatan kantor yang sederhana namun bisa dipakai secara optimal.

The post Tips Memilih Peralatan dan Perlengkapan Kantor appeared first on TipsTrik id.

Seperti penjelasan di atas dapat di ketahui bahwa memiliki ruang kantor yang super nyaman merupakan dambaan bagi setiap orang. Dikarenakan dengan tatanan ruang kantor yang nyaman dan juga menyenangkan bisa membuat Kita akan merasa nyaman selama bekerja.

Berikut ini adalah beberapa tips dan cara menata ruang kantor yang super nyaman:

1. Perhatikan posisi serta letak meja kerja kantor Anda. Ada baiknya, bila Anda menempatkan posisi meja kantor dari arah datangnya sinar cahaya. Hal yang demikian akan membuat ruang kantor Anda akan terlihat lebih cerah dan terang. Bahkan ada yang berpendapat, jika bekerja dekat dengan datangnya sinar cahaya akan bisa mengalirkan energi atau kekuatan pada tubuh serta pikiran saat Anda bekerja.

2. Agar bisa mendapatkan ruangan kantor yang super nyaman, hindari penataan tempat duduk yang menghadap ke dinding atau yang membelakangi jendela. Namun bika Anda terpaksa harus meletakan tempat duduk kerja yang membelakangi jendela, sebaiknya Anda meletakkan sebuah cermin kecil diatas meja kantor Anda.

3. Atur penataan file-file Anda serapi mungkin. Untuk file –file yang Anda anggap penting, Anda bisa meletakkan di sebelah kiri meja kerja Anda. Selain file-file akan mudah tersebut akan mudah dijangkau, hal tersebut dapat memacu energi untuk memperlancar prestasi kerja Anda.

4. Sebaiknya Anda tidak meletakkan furniture, khususnya kabinet pada pintu. Hal demikian dimaksudkan agar pintu dapat terbuka dengan lebar dan hal itu akan membuat orang bisa leluasa untuk keluar dan masuk ruangan. Untuk furniture rak buku atau kabinet kecil, letaknya jangan sampai mengganggu pandangan Anda.

5. Yang harus diperhatikan berikutnya adalah memperhatikan peletakan komputer. Karena komputer kerja Anda memilik energi yang besar terhadap kinerja Anda. Oleh sebab itu, maka seharusnya Anda meletakan komputer kerja Anda dengan posisi yang senyaman mungkin. Dan hindari pemakaian aksesoris komputer yang berlebihan di atas meja kerja Anda, agar tidak menghambat pergerakan Anda dalam bekerja didepan kantor Anda.

6. Anda dapat meletakkan alat tulis dalam vas bunga atau wadah kecil yang cantik. Karena hal tersebut bisa membuat penataannya terlihat lebih cantik.

7. Letakkan posisi telepon sesuai dengan kebiasaan Anda ketika menggunakan tangan saat menelpon. Jangan menempatkan telepon ditempat yang susah di jangkau oleh Anda. Karena itu akan membuat rasa tidak nyaman.

8. Letakkanlah tempat sampah di kiri bawah meja kerja Anda dengan jarak yang paling dekat. Dengan demikian akan memudahkan Anda dalam menjangkaunya dan membuang sesuatu ke tempat sampah.

Itulah tadi tips dan cara menata ruang kantor super nyaman untuk menunjang Anda dalam melakukan pekerjaan di kantor. Semoga bisa bermanfaat, selamat beraktifitas!

The post Tips Menata Ruangan Kantor Agar Super Nyaman appeared first on TipsTrik id.